Rechtmatigheid

De gemeente toetst op verschillende terreinen systematisch haar financiële organisatie en bedrijfsvoering. Bij de jaarrekening beoordeelt de accountant niet alleen de juistheid en volledigheid maar kijkt ook of de mutaties in de administratie rechtmatig tot stand zijn gekomen. De accountant steunt hierbij op het geheel van interne controlemaatregelen bij de gemeente.
In de Gemeentewet is vastgelegd dat het college van burgemeester en wethouders zelf periodiek de doelmatigheid en doeltreffendheid onderzoekt van het gevoerde bestuur. Dit is uitgewerkt in de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Uithoorn (= verordening ex-artikel 213a).
Naast de eigen onderzoeken en controlemaatregelen kan de rekenkamer onderzoeken initiëren.

Stand van zaken

De gemeente werkt met een intern controleplan. Het doel van het interne controleplan is om de juistheid, rechtmatigheid en volledigheid van de in de administratie opgenomen gegevens te waarborgen en om na te gaan of de gemeente gehandeld heeft overeenkomstig de eigen en externe regelgeving. Het interne controleplan wordt afgestemd met de accountant. In het kader van dit controleplan is in 2011 gestart met het op onderdelen te laten plaatsvinden van de interne controle per kwartaal in plaats van per jaar (bijvoorbeeld het inkoop- en aanbestedingsbeleid). Bij afwijkingen of geconstateerde onrechtmatigheden kan in veel gevallen nog tijdig worden bijgestuurd. De omvangrijkere processen met een langere doorlooptijd worden nog wel jaarlijks gecontroleerd (door de afdelingen) en getoetst (door de concerncontroller) zoals bijvoorbeeld de subsidieverlening.

De wettelijk verplichte rechtmatigheidscontrole is ingebed in het totale interne controle proces. De interne controles worden in de regel door de afdelingen zelf uitgevoerd en worden getoetst door de concerncontroller. Als uit de controle knelpunten naar voren komen worden deze opgepakt. Naar aanleiding van de managementletter (tussentijdse controle) en de jaarlijkse accountantscontrole worden elk jaar verbetering doorgevoerd van de financiële processen die nog niet als voldoende uit de controle naar voren gekomen zijn. In 2013 is een interne controleplan vastgesteld voor de periode 2013-2016. In dit plan is naast de gebruikelijke interne controles ook meer het accent gelegd op de procescontroles. Dit controleplan wordt jaarlijks met de accountant doorgenomen om te kijken of het plan nog voldoende actueel is en/of er nog onderdelen geactualiseerd moeten worden. Tevens is in 2013/2014 een aantal belangrijke en kritische processen geactualiseerd en/of opnieuw beschreven en aan de hand daarvan worden nu jaarlijks controles op de meest risicovolle processen uitgevoerd. In 2013 is ook het controleprotocol 2013-2016 vastgesteld. In het controleprotocol wordt een aantal zaken op hoofdlijnen geregeld die dienen ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole. Dit controleprotocol wordt jaarlijks door de accountant opgevraagd en vormt de leidraad en is uitgangspunt voor de jaarlijkse controle op de jaarrekening.

Interne controle

De bij de interne controle te hanteren uitgangspunten worden continu aan de hand van de ontwikkelingen in de maatschappij en de organisatie gevolgd en zo nodig aangepast. Ook vindt afstemming met de accountant plaats over de te hanteren criteria. Hierdoor is de interne controle in de praktijk een dynamisch proces geworden dat constant in beweging is. Ook zal jaarlijks bekeken worden of onderwerpen aan de interne controle toegevoegd of weggelaten kunnen worden. Door de verbeterde interne controle is de organisatie steeds beter in staat om permanent te kunnen beoordelen of de rechtmatigheid binnen de organisatie van voldoende kwaliteit is. Ook leidt het ertoe dat de accountant minder controles behoeft te verrichten en steeds meer uit kan gaan van de gegevens en de uitkomsten van de interne controles.

Onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid

Bij de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid wordt zoveel als mogelijk gebruik gemaakt van de reeds voorgenomen onderzoeken. Hierdoor blijft de controletoren beperkt in zijn groei. In 2015 zijn aan het controleplan en het controleprotocol de interne controles en de wet- en regelgeving van de decentralisaties en de taken die vanuit de G2 naar de gemeente overgegaan zijn toegevoegd. Voor 2016 geldt echter dat deze taken ondergebracht worden binnen de duo+-organisatie en daarmee een onderdeel gaan vormen van de verbijzonderde interne controle van deze organisatie. Dat geldt overigens ook voor de interne controle op de salarismutaties, treasury, bouwleges, grafrechten, legeskas en de financiële processen die voorheen nog onderdeel uitmaakte van de interne controle van de gemeente Uithoorn maar nu binnen duo+-verband gecontroleerd zullen worden.